В прошлом разборе «Первый шаг к собственнику» мы завели простое упражнение: неделю отмечать задачи в две колонки - «кайфую» и «бесит». Если сделали, у вас уже есть список того, что хочется снять с себя первым. Первый человек, которому это отдают, обычно и есть личный ассистент - ваш первый помощник в бизнесе и правая рука.
Дальше тянет открыть hh.ru, набрать «требуется ассистент» и ждать откликов. Вот на этом месте чаще всего и начинается история «нанял, помучился, расстались через месяц». Не потому что люди плохие. А потому что вы сами ещё не поняли, кого ищете.
Сначала рисуем портрет. Потом ищем человека. А не наоборот.
Вы уже на втором шаге пути: на первом выписали, что бесит и что хочется отдать, - теперь решаем, кого под эти задачи искать. И всё держится на портрете: ошибётесь тут - дальше, на поиске и отборе, будете звать не того.
Ассистент - это не секретарь на побегушках
Первое, что стоит выкинуть из головы, - картинку из старых фильмов: помощник, который носит кофе и отвечает на звонки. Личный ассистент собственника - это человек, который снимает с вас управленческую рутину. Разбирает почту и чаты, ведёт календарь и задачи, держит на контроле то, до чего у вас не доходят руки. По сути - ваша вторая пара рук и немного голова.
Поэтому портрет начинается не с человека, а с задач. Сначала вы решаете, что именно отдаёте, - и уже под это ищете того, кому оно в радость и по силам.
Из чего складывается портрет
Портрет - это не «хочу хорошего исполнительного человека». Это четыре конкретных ответа, которые вы пишете для себя, на бумаге или в заметке.
-
Какие задачи он с вас снимаетВозьмите правую колонку «бесит» и выберите 3-5 задач, которые отдадите первыми. Конкретно: «разбирать почту и чаты», «сводить отчёт по неделе», «оформлять документы и счета». Не «помогать по бизнесу».
-
Сколько это часов и когдаПрикиньте, сколько времени эти задачи съедают за неделю. Так поймёте, нужен человек на полный день, на полдня или пока на пару часов. Без этого легко взять лишнего и потом не знать, чем его загрузить.
-
Какой он по характеруС ассистентом вы общаетесь каждый день, плотнее, чем с кем-либо в команде. Тут важна химия. Кому-то нужен спокойный и педантичный, кому-то живой и быстрый. Подумайте, рядом с каким человеком вам легко.
-
Чего он точно не делаетСразу очертите границу. Ассистент - не бухгалтер, не продажник, не маркетолог в одном лице. Когда границы нет, человек хватается за всё подряд и не тянет ничего.
Эти четыре пункта и есть ваш портрет. На него потом ляжет и текст вакансии, и тестовое, и вопросы на встрече. Поэтому потратьте на него полчаса спокойно, а не на бегу.
Что писать в портрете, а что нет
Главная ловушка - скатиться в общие слова из чужих вакансий. «Ответственный, стрессоустойчивый, коммуникабельный» не говорит ни о чём: под это описание подходит кто угодно и не подходит никто. Портрет работает, когда он про вас и ваши задачи, а не про абстрактного идеального сотрудника.
- Конкретные задачи из вашего списка «бесит»
- Сколько часов в неделю они съедают
- Что для вас значит «снял с меня» - какой результат
- Черты характера, с которыми вам легко работать рядом
- «Ответственный, стрессоустойчивый» - пустые слова
- «Человек-оркестр, закроет вообще всё»
- Список из тридцати обязанностей на одну ставку
- Скопированную чужую вакансию целиком
Красные флаги ещё на берегу
Часть людей отсеивается не по навыкам, а по человеку. Это видно ещё до тестового, по тому, как кандидат себя ведёт и что рассказывает о прошлом. Заранее решите для себя, что для вас стоп-сигнал, - тогда не будете уговаривать себя «ну вроде нормальный» вопреки внутреннему «что-то не то».
Красные флаги - тоже часть портрета. Допишите туда один-два пункта, которые точно не ваши. Не для того, чтобы придираться, а чтобы не закрывать на них глаза, когда захочется поскорее кого-то взять. А ещё лучше - не решать в одиночку: свежий взгляд со стороны часто замечает то, что вы сами обходите.
С чего начать прямо сейчас
Не нужно ничего публиковать и никого искать. Сначала - портрет на бумаге. Пятнадцать минут, и у вас на руках то, с чем не стыдно идти дальше.
- Возьмите колонку «бесит» из прошлого упражнения и выпишите 3-5 задач, которые отдадите первыми.
- Рядом с каждой пометьте, сколько часов в неделю она у вас съедает, - так поймёте, на сколько часов вам вообще нужен человек.
- Допишите три-четыре черты характера, с которыми вам будет легко работать каждый день, и один красный флаг, который точно не ваш.
С таким листком вы уже не «ищете хоть кого-нибудь» - вы ищете конкретного человека под конкретные задачи. Это меняет всё дальше: и где искать, и как писать вакансию, и кого звать на встречу. Где именно искать такого ассистента и как собрать поток откликов, чтобы выбирать, а не хватать первого, - разберём в следующем шаге.
Частые вопросы
Тот, кто снимает управленческую рутину: разбирает почту и чаты, ведёт календарь и задачи, держит на контроле мелочи. Какой именно ассистент нужен вам - видно из вашего списка «бесит»: сначала задачи, потом человек под них.
Секретарь - на подхвате: кофе, звонки, «разберётся сам». Бизнес-ассистент - ваша правая рука под конкретный список задач, которые вы решили отдать. Он не угадывает, чем себя занять, а закрывает понятный фронт работы.
Чтобы снять с себя первый пласт рутины и освободить время на то, что двигает бизнес. Первый помощник в бизнесе - обычно именно личный ассистент: с него начинается делегирование и выход из операционки.
Не вываливать всё сразу. Возьмите из портрета 3-5 задач, отдайте одну, убедитесь, что человек её тянет, и только потом добавляйте следующую. Делегировать ассистенту лучше по одной задаче, с понятным результатом «снял с меня вот это».
Сначала портрет, потом поиск - не наоборот. С готовым портретом вы ищете конкретного человека под конкретные задачи, а не «хоть кого-нибудь». Где именно его искать и как собрать поток откликов - разбираем в следующем шаге серии.