Большинство собственников держат финансы в голове. «Вроде вот этому заплатил, вот это пришло, на счёте сколько-то». К вечеру от этой математики только устаёшь, а ясности всё равно нет. А в конце месяца денег почему-то меньше, чем казалось, и непонятно, куда они делись.
Лечится это не силой воли и не тем, чтобы «начать наконец считать в уме лучше». Лечится одной таблицей. Не бухгалтерией для налоговой - своим учётом для себя, который отвечает на простой вопрос: откуда деньги пришли, куда ушли и сколько осталось. Этот учёт называется ДДС, и начать вести именно его советуют первым - он ближе всего к тому, что ты и так видишь в банке.
Что такое ДДС и почему именно с него начинать
ДДС - движение денежных средств. По-простому: таблица, куда ты записываешь каждое поступление и каждую выплату. Пришли деньги - записал приход. Заплатил - записал расход. Всё. Никаких формул, никакой высшей математики, которой ты боишься.
Почему с неё, а не с расчёта прибыли или баланса? Потому что ДДС - про живые деньги, которые ты и так каждый день видишь на счёте. Тут нечего понимать заново: ты уже знаешь, сколько пришло и сколько ушло, просто пока нигде это не записываешь. Прибыль, баланс и прочее придут дальше по пути. А движение денег - это шаг номер ноль, с которого начинается весь учёт.
ДДС - это таблица всех поступлений и выплат. Она показывает, откуда деньги пришли и куда ушли, и всегда сходится с остатком на счёте. С неё начинают, потому что она самая понятная: ты просто записываешь то, что и так происходит.
Из чего состоит таблица
В таблице ДДС две смысловые части. Сверху - кошельки: все места, где у тебя лежат деньги. Снизу - статьи: на что эти деньги приходят и уходят. Разберём оба слова, чтобы дальше говорить на одном языке.
Со статьями есть золотая середина. Сделаешь две-три - таблица свалит всё в кучу и ничего не объяснит. Распишешь полсотни - утонешь в дроблении и бросишь через неделю. Рабочий ориентир - 20-25 статей: достаточно, чтобы понять, куда уходят деньги, и не настолько много, чтобы возненавидеть таблицу.
Ещё движение денег принято делить на три вида деятельности - чтобы не путать разное. Операционная - всё по основной работе: выручка от клиентов, аренда, зарплаты, закупка. Инвестиционная - крупные покупки на будущее: оборудование, ремонт, машина. Финансовая - кредиты, займы, выплаты себе. На старте можешь даже не разносить строго по трём - просто держи в голове, что покупка станка и оплата аренды это разные вещи, и не смешивай их в одну кучу.
Как выглядит заполненная таблица
Хватит теории, посмотри на живой пример. Вот как выглядит кусок ДДС за пару дней. Колонки простые: дата, от кого или кому, категория-статья, приход, расход и остаток после операции.
Всё. Четыре строки - и уже видно картину: за два дня пришло 85 тысяч, ушло 143, остаток сполз с 227 до 169. А теперь представь месяц таких строк: ты разом видишь, какая статья съедает больше всего, где деньги утекают зря и почему к концу месяца на счёте не то, что ты думал. Вот ради этого и заводят таблицу.
Как завести таблицу за один присест
Не надо искать идеальный шаблон и платить за программу. На старте хватит обычной Google Таблицы - бесплатно, открывается с телефона, не потеряется. Вот по шагам.
-
Открой пустую Google ТаблицуНазови её «ДДС» или «Деньги бизнеса». Сделай шесть колонок: дата, контрагент или назначение, категория, приход, расход, остаток. Как в примере выше.
-
Выпиши свои кошелькиПеречисли все места, где лежат деньги бизнеса: расчётный счёт, карта, касса, резерв. Запиши текущий остаток по каждому - это стартовая точка отсчёта.
-
Набросай свои статьиПод свой бизнес: выручка, аренда, зарплаты, реклама, закупка, налоги, связь. Не вылизывай список - 15-20 штук хватит, по ходу допишешь недостающее.
-
Внеси операции за прошедшую неделюОткрой выписку из банка и кассу, разнеси все приходы и расходы за неделю по строкам. Это и будет твой первый кусок реального движения денег.
-
Сверь итоговый остаток с банкомОстаток в последней строке должен совпасть с реальным остатком на счетах и в кассе. Сошлось - таблица живая. Не сошлось - где-то потерял операцию, ищи.
Три правила, чтобы таблица не умерла через неделю. Первое: вноси операции минимум раз в неделю, выбери один день и не копи гору платежей. Второе: держи все кошельки в одной таблице, не разводи учёт по пяти файлам. Третье, самое важное: не смешивай личное и рабочее. Если оплатил с бизнес-карты продукты домой - это не расход бизнеса, и в таблице ему не место. Про то, как вообще развести личные и бизнес-деньги, есть отдельный шаг пути.
И не гонись за идеалом с первого раза. Лучше кривая, но живая таблица, которую ты ведёшь, чем красивый шаблон, заброшенный на третий день. Начни вести - дальше нарастишь и причешешь.
- Создайте пустую Google Таблицу с шестью колонками: дата, контрагент или назначение, категория, приход, расход, остаток.
- Выпишите все свои кошельки (счёт, карта, касса, резерв) и текущий остаток по каждому.
- Откройте выписку из банка и кассу, разнесите все операции за прошедшую неделю по строкам с категориями.
- Сверьте итоговый остаток в таблице с реальным остатком на счетах. Не сошлось - найдите потерянную операцию.
Когда таблица заживёт и накопит хотя бы пару недель данных, появится следующий вопрос: а хватит ли денег на ближайшие платежи, или скоро будет дыра. Из этой же таблицы строится платёжный календарь - инструмент, который показывает кассовый разрыв заранее, до того как нечем платить. Но это следующий шаг. Сейчас задача одна: завести ДДС и начать в неё записывать.
Частые вопросы
ДДС - это отчёт о движении денежных средств, а проще говоря таблица, в которую вы записываете каждое поступление и каждую выплату по своим счетам и кассе. Она работает по кассовому методу: деньги пришли - записали приход, деньги ушли - записали расход. Никаких сложных формул. Смысл один: в любой момент видеть, откуда деньги пришли, куда ушли и сколько осталось. Это самый первый и самый понятный финансовый инструмент собственника, с него советуют начинать учёт.
ДДС показывает живые деньги - сколько реально пришло на счёт и сколько ушло. Прибыль считается по-другому, по методу начисления: вы могли отгрузить товар и записать выручку, а деньги ещё не получить. Поэтому прибыль на бумаге и остаток на счёте почти никогда не совпадают. ДДС отвечает на вопрос «сколько у меня сейчас денег и куда они текут», а прибыль - на вопрос «сколько я заработал за период». Начинать стоит с ДДС: она ближе всего к тому, что вы и так видите в банке.
На старте хватит обычной Google Таблицы или Excel. Никакие программы и сервисы не нужны, пока вы не привыкли вести учёт сами руками. Главное - не инструмент, а привычка вносить операции. Заведите простую таблицу с колонками дата, контрагент, категория, приход, расход, остаток - и заполняйте её хотя бы раз в неделю. Когда операций станет много и захочется автоматизации, тогда и посмотрите на специальные сервисы. Сложный инструмент с самого начала чаще мешает, чем помогает.
Оптимально 20-25 статей доходов и расходов. Меньше - и таблица ничего не объясняет, всё свалено в кучу. Больше - и вы утонете в дроблении, бросите через месяц. Группируйте по смыслу: вода, канцелярия и аренда офиса - это одна статья «Офис», а не три. Под каждый бизнес список свой, но принцип общий: статья должна отвечать на вопрос «на что ушли деньги» так, чтобы по ней можно было принять решение. Если категория ни на что не влияет - объедините её с соседней.
Минимум раз в неделю. Лучше выбрать один день - например, пятницу - открыть выписку из банка и кассу и разнести все операции за неделю. Раз в неделю операций ещё немного, по памяти всё восстанавливается, и это занимает минут пятнадцать. Если тянуть месяц, накопится гора платежей, вы половину не вспомните и забросите. В конце разнесения сверьте итоговый остаток в таблице с реальным остатком на счетах и в кассе - цифры должны сойтись. Если не сошлись, значит какую-то операцию потеряли.